Exact Globe+

Directe facturen invoeren en wijzigen

Introductie

U kunt direct facturen aanmaken via [Factuur, Invoer, Directe facturen].  Voor het aanmaken van een nieuwe directe factuur kiest u voor 'Nieuw' of gebruikt u de toetsencombinatie <Alt> + <N>. Indien u een factuur wilt aanpassen, selecteert u de juiste factuur en kiest u voor 'Openen'. Het invoerscherm van een directe factuur kan worden opgedeeld in verschillende delen. Van boven naar beneden zijn dit:

• de kop: hier staan de gegevens van de inkoopdebiteur, de leveringsdebiteur en de factuurdebiteur vermeld.
• de verkoopfactuurgegevens: hier staan bijvoorbeeld de leveringswijze en de omschrijving van de factuur vermeld. Eventuele aanvullende factuurgegevens kunt u invoeren door op de knoppen aan de rechterkant te drukken.
• de verkoopfactuurregels: hier staan de verkochte artikelen.
• de verkoopfactuurinformatie: hier staat informatie met betrekking tot de totale verkoopfactuur, zoals het totale bedrag.
• de onderkant: Hier staan een aantal knoppen, waarmee u bijvoorbeeld de verkoopfactuur kunt fiatteren en verrichten.

Uitleg van de velden

Indien u een factuur wilt aanmaken of wijzigen dan ziet u het onderstaande scherm. In dit geval zijn er al een aantal gegevens ingevuld .

Er kan alleen van de factuurcode gebruik worden gemaakt die ingegeven is in het veld 'Directe factuurcode' in de instellingen van 'Facturen invoeren' in menu [Systeem, Algemeen, Instellingen]. Daarna kunt u bij het veld 'Besteld door' aangeven voor wie de factuur bestemd is. De velden 'Levering aan' en 'Factuur voor' worden automatisch met dezelfde gegevens gevuld. Dit kunt u desgewenst nog veranderen.

Besteld door
In dit veld geeft u aan wie de directe factuurdebiteur is. U kunt in dit veld het nummer of de (gedeeltelijke) naam van de factuurdebiteur invoeren. Tevens kunt u hier een debiteur aanmaken door op het vergrootglas te drukken en te kiezen voor 'Nieuw'. 

Levering aan
Hier geeft u aan voor wie de factuur bestemd is, indien u met het orderpakket werkt kan dit veld verschillen ten opzichte van het veld Besteld door of veld Factuur voor. Standaard wordt de ingevoerde factuurdebiteur voorgesteld.

Factuur voor
Hier geeft u aan voor wie de factuur bestemd is,  indien u met het orderpakket werkt kan dit veld verschillen ten opzichte van het veld Besteld door of veld Levering aan. Als u een debiteur met de status 'Non-actief' heeft geselecteerd, wordt u hierop geattendeerd en gevraagd of u toch wilt doorgaan.

 Onderhoud
Met deze knop kunt u doorzoomen naar het onderhoud van de debiteur.

  Kaart
Met deze knop kunt u doorzoomen naar de debiteurenkaart van de debiteur  (orderdebiteur, afleverdebiteur en factuurdebiteur). 

 Adres
Bij alle drie debiteuren (orderdebiteur, afleverdebiteur en factuurdebiteur) wordt het corresponderende adres getoond. Dit adres wordt gehaald uit het onderhoud van de desbetreffende debiteur. Eventueel kunt u met de knop 'Adres' een ander adres selecteren. Indien u wijzigingen aanbrengt in de adresgegevens van de contactpersoon kunt u er voor kiezen de wijzigingen direct in de stamgegevens op te slaan. Dit kan op twee manieren, na bewaren kunt u in het pop-up scherm de knop 'Aanmaken' gebruiken om de gegevens als geheel nieuwe contactpersoon op te slaan. De knop 'Overschrijven wijzigt de gegevens direct bij de bestaande contactpersoon. Door voor 'Annuleren te kiezen worden de gegevens alleen in de ingevoerde factuur opgeslagen, en blijven de stamgegevens ongewijzigd.

In het midden van het scherm kunt u de factuurgegevens invoeren:

Ordernummer
Dit is het nummer voor deze order. Dit nummer is hier niet zelf te bepalen. Deze wordt overgenomen uit uw instellingen.

Mutatiedatum
Dit veld geef aan wanneer de factuur is ingevoerd, indien vanuit het orderpakket de factuur is aangemaakt zal dit de orderdatum zijn. Bij het aanmaken van de directe factuur wordt de dag van vandaag voorgesteld. Deze kunt u eventueel wijzigen.

Uw referentie
In dit veld kunt u de referentie invoeren die uw orderdebiteur gebruikt voor deze verkoopfactuur. Dit kan bijvoorbeeld het opdrachtnummer van de orderdebiteur zijn.

Medewerker
Koppel hier de medewerker. Dit is bijvoorbeeld de vertegenwoordiger of degene die de factuur invoert. Op deze manier kunt u op een later tijdstip nagaan wie welke en hoeveel facturen er ingevoerd zijn.

Omschrijving
In dit veld kunt u de voor verkoopfactuur een omschrijving meegeven, zodat u deze later eenvoudig kunt herkennen.

Magazijn
In dit veld kunt u het magazijn selecteren, dat standaard moet opkomen in de factuurregels. In uw instellingen kunt u aangeven welke magazijn voorgesteld moet worden in dit veld.

Leveringswijze
In dit veld kunt u de leveringswijze van de verkoopfactuur invoeren. U kunt een bestaande leveringswijze invoeren of een nieuwe aanmaken door te drukken op het vergrootglas en te kiezen voor 'Nieuw'. Standaard wordt de leveringswijze voorgesteld, die u heeft gekoppeld bij het onderhouden van de afleverdebiteur. Als u geen leveringswijze gekoppeld heeft, wordt de standaardleveringswijze uit uw instellingen gebruikt. Als u nog geen leveringswijze gekoppeld heeft bij het onderhouden van de afleverdebiteur of u selecteert een andere leveringswijze, wordt u de vraag gesteld of u het onderhoud debiteuren wilt aanpassen. Als u hier voor 'Ja' kiest, wordt de geselecteerde leveringswijze gekoppeld aan de afleverdebiteur. Als u hier voor 'Nee' kiest, worden er geen wijzigingen aangebracht bij het onderhoud van de afleverdebiteur.

Condities
Met deze knop kunt u eventueel extra factuurgegevens (bijvoorbeeld; betalingswijze) invoeren.

1. De standaardbetaalmethode in menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen].
2. De standaard betalingsconditie ingegeven op tabblad 'Financieel' in het debiteuronderhoud van de directe factuurdebiteur. De directe factuurdebiteur staat aangeven in menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen].
3. Indien er geen directe factuur debiteur is ingegeven in de instellingen wordt de eerst beschikbare betalingsconditie gebruikt.
4. Is in geen van bovenstaande betalingscondities de betalingswijze 'Contant' dan wordt de betalingsconditie van de geselecteerde factuurdebiteur in de directe factuur gebruikt. De betalingsconditie kunt u ingeven in het debiteuronderhoud op tabblad 'Financieel'. 

Prijslijst: (Factuur)Debiteur
In dit veld ziet u de code van de (mogelijke) prijsafspraak met de geselecteerde order- en factuurdebiteur. Met het icoon achter dit veld kunt u eventueel de prijsafspraak wijzigen.

Door middel van de <Tab> toets komt u uiteindelijk bij het de regel waarin u een artikel kunt selecteren, u kunt ook de muis gebruiken om naar dat veld te komen.

Voor het opnemen van een tekstregel kunt u een <Enter> geven op de regel. In de factuurregels ziet u onder andere de volgende velden.

Kolommen definiëren
U kunt zelf bepalen welke kolommen u wilt zien. Als u bovenin uw scherm op  icoon drukt, krijgt u een scherm waar u de verschillende kolommen kan aan- of uitvinken. Als u een kolom aanvinkt, kunt u deze kolom gebruiken in de verkoopfactuurregels. Als u een kolom uitvinkt, kunt u deze kolom niet gebruiken in een verkoopfactuurregel en wordt deze ook niet getoond.

Artikel
Via <F5> kunt u een overzicht van de artikelen opvragen vervolgens klikt u op het desbetreffende artikel via de button 'Selecteren' wordt het artikel in de factuurregel opgenomen.

Omschrijving
Standaard verschijnt de omschrijving uit het artikelbestand. Indien u dit hier wijzigt, wordt de gewijzigde omschrijving op de factuur afgedrukt (mits de lay-out zodanig gedefinieerd is).

Artikelcode klant
In de praktijk kan het voorkomen dat de artikelcodes die uw klant hanteert afwijken van de artikelcodes die u zelf hanteert. Voor uw klanten kan het wenselijk zijn dat ze op de orderbevestiging of factuur naast de artikelcode die u hanteert tevens hun eigen artikelcode kunnen terugzien. U kunt bij het onderhoud van de debiteur op het tabblad 'Logistiek' het onderhoud van de artikelcodes per klant openen. Hier kunt u per artikelcode de artikelcode die uw klant hanteert toevoegen. Deze artikelcode per klant wordt in deze kolom in de factuur getoond. De waarde die in deze kolom wordt getoond is afhankelijk van het geselecteerde artikel en de geselecteerde orderdebiteur. 

Aantal
In dit veld kunt u de artikelcode invoeren van het artikel wat besteld is door de debiteur. Als u op F5 drukt, krijgt u een selectiescherm met alle artikelen. Dit zijn de artikelen, die bekend zijn in het standaardmagazijn. Dit is het magazijn wat u heeft gekozen in het veld 'Magazijn' in het verkoopfactuurgegevens-gedeelte.

BTW
Kies de BTW-code. U kunt alleen BTW-codes van het type 'Verkoop' of 'Beide' selecteren. Een BTW-code van het type 'Inkoop' kan niet geselecteerd worden. Standaard wordt de BTW-code van de factuurdebiteur of het artikel voorgesteld. Wanneer de factuurdebiteur niet is gevestigd in de EU, of is gevestigd in hetzelfde land als uw bedrijf, dan wordt standaard de BTW-code die u bij het veld 'BTW bij het onderhoud van de factuurdebiteur heeft gekoppeld voorgesteld. Is daar geen BTW-code gekoppeld, dan wordt de BTW-code van het artikel voorgesteld. Wanneer de factuurdebiteur is gevestigd in een EU land (anders dan uw eigen land) wordt op basis van de 'Classificatie ICP' bij het onderhoud van het artikel bepaald welke BTW-code wordt gebruikt.

Magazijn
In dit veld kunt u het magazijn invoeren waaruit u het artikel gaat leveren. Het ingevoerde magazijn in het verkoopfactuurgegevens-gedeelte wordt voorgesteld.

Prijslijst
De prijslijst voor deze factuur. Indien er een prijslijst is gekoppeld aan de debiteur wordt dit automatisch gevuld.

Eenheid
Dit is de verkoopeenheid van het artikel. Deze heeft u gedefinieerd bij het onderhouden van het artikel, tabblad Basis.

Regeltoeslagen
Deze kolom is van toepassing wanneer u werkt met toeslagen en kortingen. In deze kolom wordt het totaalbedrag (in de valuta van de factuur) aan regeltoeslagen getoond dat van toepassing is voor deze regel. De regeltoeslagen worden berekend op het moment dat u de regel heeft ingevuld en de regel verlaat. Wanneer u zaken in de factuur aanpast die invloed kunnen hebben op de berekening van de regeltoeslag (bijvoorbeeld de leveringswijze) wordt de volgende melding getoond: "Evaluatie van regels is nodig voor het toepassen van de juiste toeslagen. Dit kan, afhankelijk van het aantal regels/toeslagen, enige tijd in beslag nemen. Doorgaan?". Wanneer u 'Ja' selecteert wordt de regeltoeslag opnieuw berekent, wanneer u 'Nee' selecteert blijft de regeltoeslag ongewijzigd.

Toeslagen
Deze kolom is van toepassing wanneer u werkt met toeslagen en kortingen. Wanneer er regeltoeslagen van toepassing zijn op deze factuurregel kunt u middels deze kolom doorklikken naar de detailgegevens van de regeltoeslagen.

Onder de factuurregels wordt informatie getoond over de procesgang en het totaalbedrag van de verkoopfactuur.

Als u een groene vink ziet onder een pictogram, betekent dit dat deze stap al is genomen met eventuele vermelding van de datum. Als de stap is overgeslagen, omdat deze niet verplicht is, wordt dat ook getoond. Als u een rood kruis ziet onder een pictogram, betekent dit dat deze stap nog niet genomen is (zie 'Verricht').

Tevens zijn deze pictogrammen als knoppen te gebruiken. Zo kunt u een verkoopfactuur verwerken, door op het pictogram 'Verricht. Directe facturen kunnen overigens niet worden gefiatteerd. Dit gebeurt automatisch nadat de directe factuur is ingevoerd daar er hier vanuit gegaan wordt dat de goederen direct worden meegegeven.

Verricht
Met deze knop kunt u de verkoopfactuur afdrukken en verwerken.

Netto
Dit veld geeft het totale nettobedrag van deze verkoopfactuur aan. Dit is het brutobedrag minus de verleende korting.

BTW
Dit veld geeft het totale bedrag aan BTW weer. Deze wordt bepaald door de ingevoerde BTW-codes in de verkoopfactuurregels.

Totaal
Dit is het totale bedrag inclusief BTW, dat gefactureerd gaat worden aan de factuurdebiteur.

Specifiek
Met deze knop opent u het kortingen en opslagen scherm. Hierin kunt u onder andere de betalingsconditie(s) invoeren voor deze factuur. Tevens kunt u in dit scherm extra kortingen of opslagen invoeren. Als u geen gebruik maakt van deze knop, komt dit scherm naar voren als u de verkoopfactuur sluit. Wanneer u de optie 'Toepassen: Gekoppelde opslagen' onder de Knop 'Condities' heeft aangevinkt, kunt u middels deze knop bekijken welke gekoppelde opslagen van toepassing zijn op deze factuur.

Onderin de directe verkoopfactuur heeft u de volgende stappen:

Project
Als u in een verkoopfactuur bent en voor 'Project' kiest, wordt het onderhoud van het gekoppelde project in die regel geopend. Als u niet in de verkoopfactuur bent en voor 'Project' kiest, wordt het onderhoud van het gekoppelde project in het verkoopfactuurgegevens-gedeelte (de kop van de verkoopfactuur) getoond.

Als u nergens een project heeft gekoppeld of de gebruiker heeft geen rechten op het onderhouden van projecten, is de knop 'Project' niet benaderbaar. Deze knop heeft u alleen als u E-Project in uw licentie heeft.

Verzamelen
Met deze knop wordt in een apart scherm de directe verkoopfactuur gesorteerd op artikel. Bij elk artikel worden totaalgegevens getoond zoals het aantal. Het kan namelijk voorkomen dat in meerdere directe verkoopfacturen hetzelfde artikel wordt ingevoerd (bijvoorbeeld als een verschillende afleverdatum van toepassing is). Deze functionaliteit heeft geen enkele invloed op de verkoopfactuurorder. Het is enkel een andere manier van kijken naar de verkoopfactuurregels.

Debiteuren
Met deze knop kunt u de stamgegevens van de factuurdebiteur inzien en deze eventueel wijzigen.

Artikelen
Met deze knop kunt u de stamgegevens van het gekozen artikel (in de factuurregel) inzien en deze eventueel wijzigen.

Nieuw
Met deze knop kunt u een nieuwe directe verkoopfactuur aanmaken. De huidige verkoopfactuur zal hiermee worden afgesloten.

Sluiten
Met deze knop sluit u de verkoopfactuur af.

Gerelateerde onderwerpen

• Invoeren Directe facturen